Facturatie en administratie voor foodbedrijven
Van geleverde order
naar factuur en betaling.
Gebruik de verkoopgegevens voor je facturen, volg openstaande posten en controleer leveranciersfacturen aan de hand van je inkopen. De financiële koppeling verzorgt de overdracht naar de externe boekhouding.
Verkoopfacturen
Niet opnieuw invoeren
wat al bij de order staat.
De verkooporder bevat de klant, geleverde artikelen, hoeveelheden, prijzen, kortingen en btw. Wanneer de bestelling voor facturatie beschikbaar is, gebruikt Care4Fresh deze gegevens voor het opbouwen van de factuur.
01
Facturatieruns
Selecteer de te factureren bestellingen en voer de facturatierun uit. De relatie met de onderliggende verkoopbestellingen blijft behouden.
02
Afspraken per klant
Facturatieperiode, verzamelfacturatie en verzendwijze worden bij de klant ingericht. Ook het meesturen van een UBL-factuur kan daar worden ingesteld.
03
Openstaande posten
Bekijk per debiteur het factuurbedrag, de betaling, het resterende bedrag, de vervaldatum en de betaalstatus.
In de praktijk · uitlegvoorbeeld
Drie leveringen. Eén afspraak over facturatie.
Een klant krijgt in dezelfde periode meerdere leveringen. De klantinstellingen bepalen hoe deze worden meegenomen in de facturatie.
01
Leveringen verwerken
Leg per bestelling vast wat er daadwerkelijk is geleverd.
02
Facturatierun beoordelen
Selecteer de bestellingen die volgens de inrichting mogen worden gefactureerd.
03
Factuur aanmaken en verzenden
Pas de facturatie- en verzendafspraken van de klant toe, met verzamelfacturatie waar ingericht.
04
Betaling opvolgen
Volg de openstaande post en verwerk betalingen. Gebruik waar van toepassing herinneringen, een betaallink of automatische incasso.
Vereenvoudigd voorbeeld.
InkoopFactuur
Ook de factuur van je
leverancier hoort erbij.
Een inkoopfactuur heeft een eigen proces. Je registreert de factuurgegevens en kunt factuurregels verbinden met één of meerdere inkooporders. Zo gebruik je de gegevens die bij de bestelling en ontvangst zijn vastgelegd.
01
Twee manieren van invoeren
Maak de inkoopfactuur rechtstreeks in het reguliere invoerscherm aan of gebruik de wizard. De wizard is een hulpmiddel en geen verplichte ingang.
02
Inkoopregels gebruiken
Vul de factuur aan met handmatig ingevoerde regels of met regels uit de gekoppelde inkooporders. Controleer bedragen en afwijkingen voordat je verder verwerkt.
03
Verwerking volgen
De statussen Aangemaakt, Gefiatteerd en Gejournaliseerd maken de voortgang van het inkoopfactuurproces herkenbaar.
De boekhouding blijft een afzonderlijke toepassing.
Care4Fresh genereert en exporteert financiële boekingsgegevens. Welke verkoopfacturen, inkoopfacturen of betalingen worden uitgewisseld, verschilt per koppeling.
Uitgaande gegevens
Exporteer de boekingsgegevens die de ingerichte financiële koppeling ondersteunt.
Terugkoppeling
Debiteurbetalingen kunnen onder andere via AccountView of XML Auditfile Financieel worden geïmporteerd.
Inrichting vooraf
Stem grootboekrekeningen, btw-codes, betaalwijzen en de gekozen export af op de financiële administratie.
Goed om te weten
Een paar
praktische vragen.
Dat hoeft niet. Per klant kunnen onder andere facturatieperiode, verzamelfacturatie, verzendwijze en UBL-instellingen verschillen.
Nee. Zowel het reguliere invoerscherm als de wizard leidt tot dezelfde inkoopfactuur en hetzelfde vervolgproces.
Deze pagina beschrijft facturatie, debiteurenbeheer, inkoopfacturen en financiële gegevensuitwisseling. De externe financiële administratie blijft een afzonderlijke toepassing.
Dit sluit hierop aan
Verkoop en levering
De klant, het afleveradres, de artikelen, de prijsafspraken en de hoeveelheden komen samen in de verkooporder. Vanuit die order bereid je de levering voor, verzamel je de goederen en leg je vast wat er daadwerkelijk is geleverd.
Prijzen en bedrijfsinformatie
Een kostprijs, een klantafspraak en een gerealiseerde marge vertellen ieder iets anders. Care4Fresh helpt je prijzen vast te leggen en te controleren, en de gegevens uit het dagelijkse werk te gebruiken voor statistieken en managementinformatie.
Koppelingen en bestelsystemen
Je klanten, leveranciers en administratie werken niet allemaal in hetzelfde systeem. Care4Fresh kan gegevens uitwisselen met bestelplatformen, productdatabronnen, financiële toepassingen en andere systemen. Per koppeling leggen we vast welke informatie nodig is.
Hoe werkt dit
in jouw bedrijf?
Vertel hoe je nu werkt en wat je wilt verbeteren. Dan bekijken we welke mogelijkheden daarbij passen.